Oznámení o zpracování osobních údajů
Toto obecné oznámení o zpracování osobních údajů (dále také „Oznámení“) slouží k informování dotčených osob, zejména, nikoliv však výlučně, klientů, obchodních partnerů a uchazečů o zaměstnání, o důvodu, způsobu, rozsahu a účelu zpracování jejich osobních údajů v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále také „GDPR“).
SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.1 Správcem osobních údajů v rozsahu tohoto Oznámení je společnost KeyMove s.r.o., advokátní kancelář, se sídlem Perlová 371/5, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČO 215 32 231, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 403336 (dále také „Správce“).
1.2 Správce je v rozsahu tohoto Oznámení:
(i) poskytovatelem právních služeb ve smyslu zákona č. 85/1996 Sb., zákon o advokacii, ve znění pozdějších předpisů (dále také „Zákona o advokacii“) a osobou povinnou dle zákona č. 253/2008 Sb., zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů (dále také „AML“);
(dále také „Právní služby“)(ii) provozovatelem webových stránek společnosti dostupné na adrese https://keymove.cz/;
(dále také „Webové stránky“)(iii) osobou odpovědnou za šířená obchodní sdělení, newslettery a jiné marketingové aktivity včetně online či osobních setkání a společenských akcí a osobou shromažďující kontaktní údaje v rámci databáze kontaktů pro účely obchodní a marketingové komunikace;
(dále také „Marketing“)(iv) osobou odpovědnou za proces výběru jednotlivých uchazečů o pracovní místo a advokátů ucházejících se o pracovní poměr, nebo o obdobnou formu spolupráce, například ve formě trvalé spolupráce ve smyslu § 15e Zákona o advokacii v případě samostatných advokátů;
(dále také „Výběr uchazečů“)(v) obchodním partnerem v souvislosti s uzavíráním obchodních vztahů mimo rámec výše uvedených činností.
(dále také „Obchodní partnerství“)1.3 V rámci činností může docházet ke zpracování osobních údajů, Správce proto v souladu s GDPR a platnými stavovskými předpisy České advokátní komory poskytuje prostřednictvím tohoto Oznámení subjektům zpracovávaných údajů následující informace.
1.4 V případě jakýchkoliv dotazů souvisejících s ochranou Vašich osobních údajů a jejich zpracováním se můžete obrátit na odpovědnou osobu Správce, kterou je Mgr. Jakub Karfilát, LL.M., telefon: +420 724 274 489, e-mail: jakub.karfilat@keymove.cz.
ÚČEL ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
2.1 V případě, že jste klientem nebo osobou s obdobným postavením (např. budoucím společníkem zakládané společnosti, stranou smlouvy nebo osobou s relevantním vztahem k danému případu), tak jsou Vaše osobní údaje zpracovávány v souvislosti s poskytováním Právních služeb.
2.2 V souvislosti s Vaším vstupem na Webové stránky dochází ke zpracování Vašich osobních údajů Správcem, a dále za účelem jejich řádného fungování.
2.3 Správce dále zpracovává Vaše osobní údaje v souvislosti Marketingem.
2.4 Správce dále zpracovává Vaše osobní údaje v souvislosti Výběrem uchazečů, a to v případě že jste vůči Správci projevili zájem o spolupráci formou pracovněprávního či jiného obdobného vztahu.
2.5 Správce dále zpracovává Vaše osobní údaje v rámci Obchodního partnerství, tedy pokud jste se Správcem zahájili předsmluvní vyjednávání, uzavřeli smluvní vztah nebo se jiným způsobem dohodli na obchodní spolupráci. Vaše data jsou sbírána a zpracovávána výhradně za účelem poskytování právních služeb a právního poradenství. Z toho důvodu se snažíme omezit rozsah jejich zpracování na nejnižší možné množství, které umožňuje řádné poskytnutí služeb.
ROZSAH ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
3.2 V případě poskytování Právních služeb půjde zejména o zpracování následujících osobních údajů:
(i) identifikačních údajů (vč. jména, příjmení, data narození, adresy bydliště);
(ii) kontaktních údajů (vč. telefonního čísla, e-mailové adresy a datové schránky);
(iii) platebních údajů (vč. fakturačních a platebních údajů, bankovního spojení);
(iv) skutkově relevantních údajů (rozsah závisí na konkrétním případu);
(v) AML údajů (vč. solventnosti, údajů z daňových přiznání, kopií dokladů totožnosti).3.3 V případě vstupu na Webové stránky půjde zejména o zpracování následujících osobních údajů:
(i) lokalizačních a časových údajů (vč. IP adresy a času návštěvy Webových stránek);
(ii) technických údajů (vč. informací o použitém zařízení, operačním systému);
(iii) souborů Cookies.(i) identifikačních údajů (vč. jména, příjmení, data narození, adresy bydliště pro účely Vaší identifikace v případě udělení souhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů v rámci Marketingu);
(ii) kontaktních údajů (vč. telefonního čísla, e-mailové adresy a datové schránky);
(iii) souborů Cookies.3.5 V případě Výběru uchazečů půjde zejména o zpracování následujících osobních údajů:
(i) identifikačních údajů (vč. jména, příjmení, data narození, adresy bydliště);
(ii) kontaktních údajů (vč. telefonního čísla, e-mailové adresy a datové schránky);
(iii) referenčních údajů (vč. údajů o předchozím zaměstnání, zdravotní pojišťovně).3.6 V případě Obchodního partnerství půjde zejména o zpracování následujících osobních údajů:
(i) identifikačních údajů (vč. jména, příjmení, data narození, adresy bydliště);
(ii) kontaktních údajů (vč. telefonního čísla, e-mailové adresy a datové schránky);
(iii) platebních údajů (vč. fakturačních a platebních údajů, bankovního spojení);
(iv) údajů spolupracujících osob (vč. údajů zaměstnanců, statutárních zástupců).3.7 Podrobnější informace o souborech Cookies, které Správce zpracovává, naleznete v Zásadách zpracování souborů Cookies.
PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
4.1 Ke zpracování Vašich osobních údajů bude docházet na základě:
(i) čl. 6 odst. 1 a) GDPR, tedy na základě Vašeho souhlasu, přičemž toto zpracování se týká zejména osobních údajů, které jsou zpracovávány za účelem Marketingu dle odst. 3.4 tohoto Oznámení, s výjimkou údajů, které jsou zpracovávány na za účelem Marketingu na základě oprávněného zájmu;
(ii) čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tedy v souvislosti s plněním smlouvy, přičemž toto zpracování se týká zejména osobních údajů zpracovávaných v souvislosti s poskytováním Právních služeb dle odst. 3.2 tohoto Oznámení nebo smlouvou v rámci Obchodního partnerství dle odst. 3.6 tohoto Oznámení;
(iii) čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, tedy v souvislosti s plněním právní povinnosti vztahující se na Správce, přičemž tento právní základ zpracování se vztahuje zejména k osobním údajům zpracovávaným v souvislosti s AML dle 3.2 tohoto Oznámení, přičemž jde zejména o provádění identifikace a kontroly klienta v rámci AML, plnění ohlašovacích a oznamovacích povinností vůči orgánům veřejné správy apod.;
(iv) čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy na základě oprávněného zájmu Správce, a to zejména v případech, kdy bude Správce vykonávat v rámci zpracování Vašich osobních údajů ochranu svých práv a oprávněných zájmů, spočívající mj. v uplatňování a vymáhání pohledávek, nároků na náhradu škody v soudních či správních řízeních a další využití osobních údajů za účelem dalšího vylepšování a optimalizace poskytovaných služeb, přičemž pod tento právní základ zpracování spadá rovněž zpracování Vašich osobních údajů v souvislosti s Marketingem, pokud ke zpracování dochází na základě obchodního vztahu.DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
5.1 Zpracování Vašich osobních údajů vymezené v tomto Oznámení potrvá po dobu existence účelu a právního základu zpracování ve smyslu tohoto Oznámení, konkrétně:
(i) v případě poskytování Právních služeb po dobu jejich poskytování a nejdéle 10 let po ukončení jejich poskytování, pokud právní či stavovské předpisy nestanoví jinak, v případě, že právním základem zpracování je plnění smlouvy;
(ii) v případě Vašeho vstupu na Webové stránky po dobu trvání Vaší návštěvy Webových stránek, a následně po dobu nezbytnou pro dosažení příslušného účelu, obvykle ne déle než po dobu 12 měsíců od Vašeho posledního vstupu na dané webové rozhraní;
(iii) v případě Vašich osobních údajů zpracovávaných na základě Vašeho souhlasu (např. pro Marketingové účely) po dobu platnosti Vámi uděleného souhlasu, případně do odvolání takového souhlasu, není-li následně další zpracování takovýchto Vašich osobních údajů založeno na jiném právním základu dle odst. 4.1 tohoto Oznámení;
(iv) po dobu procesu Výběru uchazečů, nejdéle však 4 roky po rozhodnutí o přijetí či nepřijetí uchazeče v případě, že právním základem zpracování je plnění smlouvy nebo přijetí opatření před jejím uzavřením;
(v) po dobu trvání obchodního vztahu, nejdéle však 10 let po jeho ukončení v případě, že právním základem zpracování je plnění smlouvy nebo přijetí opatření před jejím uzavřením;
(vi) po dobu trvání právní povinnosti, kterou je Správce povinen plnit a pro kterou je zpracování osobních údajů nezbytné;
(vii) po dobu trvání oprávněného zájmu, a to zejména v situacích, kdy již netrvá původní právní základ zpracování, nicméně Správce je nadále osobní údaje oprávněn zpracovávat pro účely případného uplatnění právních nároku, jednotlivých pohledávek nebo ochranu svých zájmů v soudním či správním řízení nebo jinými prostředky.5.2 I po ukončení zpracovávání osobních údajů pro účely uvedené v tomto Oznámení, odvolání souhlasu nebo ukončení trvání smlouvy může Správce nadále uchovávat Vaše osobní údaje v případech, kdy mu tak ukládají nebo umožňují platné právní nebo stavovské předpisy. V takových případech budou Vaše osobní údaje uchovávány po dobu předepsanou a zpracovávány pouze pro účely stanovené těmito právními nebo stavovskými předpisy.
PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ TŘETÍM STRANÁM
6.1 Správce může využívat služeb třetích stran, které budou v omezeném rozsahu zpracovávat Vaše osobní údaje. V této chvíli jsou takovými externími dodavateli služeb tyto společnosti:
(i) ECOMAIL.CZ, s.r.o. – marketingová platforma pro šíření obchodních sdělení;
(ii) Facebook – marketingové služby společnosti zobrazující reklamu při návštěvě sociální sítě;
(iii) Google Analytics – analytický marketingový nástroj;
(iv) Google Tag Manager – analytický marketingový nástroj;
(v) LinkedIn – marketingové služby společnosti zobrazující reklamu při návštěvě sociální sítě;
(vi) Single Case, s.r.o. – nástroj pro vedení spisů a administraci při poskytování právních služeb;
(vii) ÚČETNÍ V SUKNI s.r.o. – účetní a daňová konzultační společnost.6.2 Správce je oprávněn poskytnout osobní údaje dodavatelům externích poradenských služeb (např. daňové, účetní nebo právní služby).
6.3 Zpracování Vašich osobních údajů bude probíhat primárně v rámci Evropské unie (EU). Jelikož jsou ale Vaše osobní údaje zpracovávány v rámci Aplikace také externími dodavateli služeb se sídlem nebo působícími v zemích mimo EU, může v některých případech dojít také ke zpracování osobních údajů mimo EU. V takovém případě bude zpracování osobních údajů podléhat odpovídajícím mechanismům pro předávání údajů, včetně předchozího posouzení a odpovídajících záruk. Mezi běžné mechanismy patří například tzv. Data Privacy Framework mezi EU a USA, který se aplikuje při předávání osobních údajů do USA, nebo standardní smluvní doložky vydávané Evropskou komisí pro předávání osobních údajů do třetích zemí. Na vyžádání Vám rádi poskytneme další informace.
POUČENÍ O PRÁVECH V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ
7.1 Správce je oprávněn zpracovávat Vaše osobní údaje k účelům, v rozsahu, způsobem a po dobu vymezenou v tomto Oznámení.
7.2 Jako subjekt zpracování máte následující práva:
(i) právo na odvolání souhlasu
● máte právo odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Pokud chcete odvolat svůj souhlas, obraťte se na kontaktní osobu Správce, nebo využijte jiný automatizovaný způsob odvolání souhlasu, který Vám Správce poskytuje například v souvislosti se zasíláním obchodních sdělení prostřednictvím platformy Ecomail.
(ii) právo na přístup ke zpracovávaným osobním údajům
● máte právo požádat o kopie Vašich osobních údajů, které o Vás Správce zpracovává. Díky této kopii budete moci pochopit, které Vaše osobní údaje Správce má a zpracovává. Právo na přístup se uplatní i v případě, že záznam obsahuje informace, u nichž lze identifikovat jinou fyzickou osobu, a tyto informace se jí týkají. To znamená, že v záznamech, které jsou Vám přístupné, budou osobní údaje o jiných osobách případně redigovány, aby bylo chráněno jejich právo na soukromí. Vaše osobní údaje budou zároveň redigovány, pokud o přístup k záznamu obsahujícímu Vaše osobní údaje požádá někdo jiný. Právní předpisy stanoví další výjimky, které se mohou uplatnit, například záznamy, u nichž je třeba dodržet zákonnou mlčenlivost nebo u nichž za určitých okolností existuje povinnost zachovávat mlčenlivost. Každá uplatněná výjimka bude mít příslušný právní základ a v případě potřeby Vám bude Správcem vysvětlena;
(iii) právo na informace
● máte právo být informován o tom, jak Správce zpracovává Vaše osobní údaje. Pokud máte dotaz ohledně toho, jak Správce zpracovává Vaše osobní údaje, můžete využít kontaktu na kontaktní osobu Správce;
(iv) právo na opravu
● máte právo požádat Správce o opravu informací, které zpracovává a které považujete za nepřesné. Máte také právo požádat o doplnění informací, které považujete za neúplné. Toto právo se uplatňuje ve spojení s jednou ze zásad ochrany osobních údajů. Jakákoli žádost o opravu Vašich osobních údajů bude předána a vyřízena také jakýmkoli zpracovatelem, s nímž byly Vaše osobní údaje Správcem sdíleny. Tento proces je řízen Správcem a nebude vyžadovat žádné další kroky z Vaší strany, aby bylo Vaše právo uplatněno v plném rozsahu. Pokud chcete využít Vašeho práva na opravu, kontaktujte prosím kontaktní osobu Správce;
(v) právo na výmaz
● máte právo požádat Správce o výmaz Vašich osobních údajů, které Správce zpracovává, pokud již nejsou nezbytné pro splnění účelu jejich zpracování nebo uchovávání. Jakákoli žádost o výmaz bude vyřízena také s jakýmkoli zpracovatelem, který pro Správce zpracovává Vaše osobní údaje. Pokud chcete využít Vašeho práva na výmaz, kontaktujte prosím kontaktní osobu Správce;
(vi) právo na omezení zpracování
● máte právo požádat Správce, aby za určitých okolností došlo k omezení zpracování Vašich údajů, které Správce zpracovává. Pokud chcete využít Vašeho práva na omezení zpracování, kontaktujte prosím kontaktní osobu Správce;
(vii) právo na přenositelnost údajů
● máte právo požádat Správce, aby poskytnuté informace, které Správce zpracovává, byly předány jiné organizaci nebo Vám, s výjimkou osobních údajů, které podléhají povinnosti nesdělovat takové informace třetím stranám. To Vám umožní přenést je ve strojově čitelném formátu jinému příjemci. Právo na přenositelnost údajů se vztahuje pouze na osobní údaje, které jsou zpracovávány na základě Vašeho souhlasu a které jste Správci sami poskytli. Pokud chcete využít Vašeho práva na přenositelnost údajů, kontaktujte prosím kontaktní osobu Správce.
7.3 Pokud si přejete uplatnit některé ze svých práv vymezených v odst. 7.2 tohoto Oznámení, kontaktujte prosím kontaktní osobu uvedenou v odst. 1.4 tohoto Oznámení.
7.4 Obecné informace o Vašich právech najdete také na webových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů na adrese https://uoou.gov.cz/verejnost/zakladni-prirucka-k-ochrane-udaju.
7.5 V případě potřeby máte možnost využít právo na podání stížnosti u orgánu pro ochranu osobních údajů a právo na účinnou soudní ochranu prostřednictvím soudu. Příslušným orgánem pro ochranu osobních údajů a dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 a lze se na něj obrátit pomocí níže uvedených údajů:
tel. číslo: +420 234 665 800
e-mail: posta@uoou.gov.cz
další kontakty: Kontakt | Úřad pro ochranu osobních údajů (gov.cz).Toto Oznámení je účinné od 26. 8. 2025 s tím, že Správce si vyhrazuje možnost Oznámení kdykoliv dle svého uvážení aktualizovat či jinak změnit.
